Тайм-менеджмент – это набор навыков, методов и инструментов, который помогает расставить приоритеты в делах для повышения эффективности использования рабочего и личного времени. Большинство людей живет с ощущением, будто время – это что-то бесконечное и безграничное, и лишь немногие умеют использовать этот ресурс так, чтобы добиваться желанных целей и при этом успевать наслаждаться жизнью. Рассмотрим, каким принципам следуют успешные люди для эффективного управления временем, что им помогает вовремя делать важные дела, какие приложения для тайм-менеджмента они используют.
Принципы тайм-менеджмента
Чтобы чувствовать, что каждый день проходит не зря, и вы проживаете наполненную счастливую жизнь, управляя собственным временем, начните соблюдать простые принципы тайм-менеджмента.
- Принцип осознания истинных целей. Существует миф, будто планировать нужно только рабочее время. Это не так, ведь вы – целостная личность, а ваша работа занимает лишь часть времени. Кроме потребности быть успешным и надежным сотрудником, у каждого из нас есть и потребность в отдыхе, в семейном счастье, дружеском общении, качественном удовлетворении физиологических нужд. Когда жизнь не сбалансирована, какая-либо из этих сфер либо преобладает, либо вовсе игнорируется, что отрицательно сказывается на удовлетворенности жизнью. Чтобы этого избежать, подумайте, что для вас важно: каких целей и задач вы желаете добиться в работе, карьере, семейном плане, в сфере хобби, отдыха, дружеского взаимодействия.
- Принцип письменной фиксации целей по SMART. Запишите свои истинные цели и напротив каждой укажите хотя бы примерную дату, к которой вы желаете ее реализовать. Также убедитесь, что каждая из целей описана конкретно и является измеримой, актуальной и достижимой для вас.
- Принцип планирования действий. Напишите, какие шаги нужно предпринять в течение месяца, недели и дня для того, чтобы цель стала выполненной. Если задача долгосрочная, разбейте ее достижение на годы. Просыпаясь утром, заглядывайте в этот список и спрашивайте себя: что я могу и хочу сделать сегодня. Старайтесь каждый день делать хотя бы по одному маленькому шагу для достижения поставленных задач и помните, что работать нужно над каждой сферой жизни, а не только над рабочими заданиями.
- Принцип расстановки приоритетов. В течение дня работайте над целями с учетом их важности для вас. В каждый конкретный период времени приоритеты могут отличаться, и это нормально. Например, если вы последнюю неделю много работали и чувствуете, что нуждаетесь в отдыхе, отложите выполнение целей по карьере на второе или третье место и начните новый день с отдыха и занятия приятными для вас вещами.
- Принцип фокусировки на главном. Спрашивайте себя каждое утро: что для меня сегодня важнее всего. Выделите на день одну главную задачу, решение которой максимально продвинет вас с учетом расставленных приоритетов, и приступайте к работе над ней.
4 эффективных метода тайм-менеджмента
Рассмотрим четыре эффективных метода тайм-менеджмента, которые помогут следовать принципам, описанным выше.
- Закон Парето. В 1897 году В. Парето сформулировал закон, действие которого по сей день подтверждается в различных сферах жизни. Он гласит, что 20 % действий приносят 80 % результата. Это значит, что для достижения поставленных целей не нужно прилагать титанические усилия и тратить уйму времени: достаточно определить, какие 20 % действий станут наиболее продвигающими и эффективными для решения задачи, и сфокусироваться на них.
- Матрица Эйзенхауэра. Рассортировать дела по приоритетам поможет метод, придуманный американским генералом и президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Допустим, вы составили список задач на день, каждая из которых приближает вас к намеченной цели в одной из сфер жизни, но не знаете, к какой из них приступить первой. Для расстановки приоритетов начертите квадрат с 4 ячейками. Одну ячейку приготовьте для записи важных и срочных дел, вторую для важных не срочных дел, третью для не важных срочных дел и четвертую для не важных и не срочных дел. Теперь рассортируйте свои задачи по этим четырем ячейкам, учитывая, что важные и срочные дела – это задачи, неисполнение в ближайшее время которых нанесет ущерб поставленной цели. Всё, что попадет в эту ячейку, делайте сразу.
Важные не срочные дела – задачи, работа над которыми приведет вас к цели. Их срок «не горит», но своевременное выполнение таких дел может предотвратить авральную ситуацию в будущем. Приступайте к их выполнению сразу после важных и срочных дел. От выполнения задач, попавших в ячейку не важных и срочных, лучше отказаться, так как именно они пожирают время и не приносят пользы. К таким задачам можно отнести продолжительные телефонные разговоры, выполнение чьих-то поручений, не относящихся к вашим личным целям, и рутину, которую можно кому-то делегировать.
Не важные и не срочные дела – еще один пожиратель времени. Сюда относится просмотр фильмов, проверка почты, чтение развлекательных статей в интернете, зависание в соцсетях и всё, что отнимает время и не делает жизнь насыщенной.
- Пирамида Франклина. Американский политический деятель с фантастической работоспособностью Бенджамин Франклин составил систему, благодаря которой можно легко выявить долгосрочный и краткосрочный список действий, неминуемо ведущий вас к жизни мечты. Согласно этой системе, нужно последовательно ответить на несколько вопросов:
- Какая у меня есть глобальная мечта? В чем моя миссия? Какой след после себя я желаю оставить? В чем мои главные жизненные ценности?
- Если бы я мог добиться только одной цели за всю жизнь, то работа над какой задачей принесла бы мне наибольшее удовольствие (с учетом предыдущих ответов)?
- Какие действия мне нужно сделать, чтобы к этому прийти (за всю жизнь)?
- Какие действия мне нужно сделать в ближайшие пять и три года, чтобы приблизиться к цели?
- Какие действия мне нужно сделать в ближайшие месяцы и недели (с учетом предыдущих ответов)?
- Что я могу сделать сегодня?
- Метод «АБВГД». Еще один простой метод определения приоритета задач, когда дел много, а времени на выполнение каждого из них мало. Возьмите список дел и определите задачу, имеющую самое важное значение: если проигнорируете ее выполнение, то столкнетесь с серьезными последствиями. Отметьте эту задачу буквой «А». Теперь найдите дела, которые также следует выполнить, но последствия их игнорирования будут более мягкими. Отметьте их буквой «Б». Если задач несколько, рассортируйте их по степени тяжести последствий от невыполнения и отметьте их как «Б1, Б2, Б3 и т. д.». Задачи типа «В» – это дела, которые хорошо было бы выполнить, но при их игнорировании практически не будет отрицательных последствий. Дела типа «Г» – те, которые вы можете делегировать, а от выполнения задач «Д» вообще можно отказаться. Важное правило: никогда не переходите к задаче, отмеченной новой буквой, пока не закончите все дела с предыдущей.
3 приложения для управления временем
Всю суть тайм-менеджмента можно свести к трем задачам:
- поиск глобальных целей, над которыми интересно работать;
- выполнение нужных действий;
- длительное фокусирование на важных делах.
Существует много разнообразных приложений, которые помогут вам легко фокусироваться на целях и сделать работу над важными делами интересной. Вот три самых красочных и популярных.
- Forest. Если вам непросто усадить себя за работу, установите это приложение. Приступайте к задаче, пока в приложении работает таймер, а когда время выйдет, вы получите уведомление о том, что ваше дерево выросло. Одно сделанное вами дело в реальности – одно красочное выращенное дерево в приложении. Соберите всю коллекцию разнообразных деревьев, кустов и цветов, пока движетесь к цели.
- Trello. Если вы работаете над групповыми задачами, то это приложение облегчит учет выполнения дел каждым членом команды. Здесь доступны общие списки целей, доски, карты и графики дедлайнов.
- Evernote. Сервис для быстрых заметок и хранения информации (аудиозаписей, фотографий, веб-страниц и рукописей).
Каждое из приложений дополняет другое по функционалу, и установка всех трех станет первым шагом к эффективному управлению рабочим и личным временем.
Если вы уже испробовали все возможные методы тайм-менеджмента, но всё равно испытываете сложности с преодолением прокрастинации, постановкой целей и раскрытием творческого потенциала, приглашаем вас на групповые занятия и коучинг в школу профессиональной практической психологии «ИнтерАктив». Вместе мы прокачаем ваши личные качества и разработаем пошаговый алгоритм действий для создания жизни вашей мечты.
