А вы знали, что эффективность и продуктивность – это разные вещи? В этой статье мы рассмотрим различие этих понятий, а также расскажем, как повысить свою эффективность и продуктивность, чтобы наконец-тонаучиться завершать важные дела в установленный срок и оптимально распределять время на их выполнение.
Чем отличается эффективность от продуктивности
Продуктивность – это умение доводить дела до конца. Это отношение количества законченных дел к общему количеству запланированных. Например, человек запланировал сделать за день 6 рабочих задач, но по факту успел довести до конца только две из них. Его продуктивность – 33 %. Когда некто говорит о том, что желает повысить свою продуктивность, он имеет в виду, что хочет научиться успевать делать не два задания за рабочий день, а, например, четыре.
Эффективность – это про сам процесс: как сделать что-то лучше и быстрее. Когда кто-то говорит, что хочет увеличить эффективность выполнения рабочих задач, то он имеет в виду свое желание научиться тратить на выполнение дел не восемь часов, а шесть, к примеру. Согласитесь: можно одно и то же задание делать три часа, а можно – и полчаса. Это зависит от навыков исполнителя, сложности нагрузки, от способности концентрироваться и не поддаваться влиянию отвлекающих факторов.
Понятия эффективности и продуктивности взаимосвязаны. Увеличение эффективности приводит к увеличению продуктивности. Пример: у вас есть восемь часов рабочего времени. Чем больше вы успеете сделать за этот временной промежуток, тем лучше для вашего проекта. То есть вы заинтересованы в высокой трудовой продуктивности. Но у вас ничего не получится, если выполнение одной задачи займет все восемь часов. Это малоэффективно. И тогда встает вопрос: как повысить эффективность выполнения работы, чтобы на задачу уходил час вместо восьми. Ведь тогда можно успеть сделать не одно дело за отведенное время, а восемь.
Отметим, что техники тайм-менеджмента в основном направлены на повышение эффективности. А вот повышение продуктивности требует анализа физиологического состояния человека.
3 способа начать успевать делать больше
Теперь давайте рассмотрим три способа начать успевать делать больше за отведенный промежуток времени. То есть сейчас речь пойдет о том, как повысить эффективность своей работы.
- Соблюдайте принцип Парето – 20 на 80. Теория гласит, что 80 % результата дает выполнение 20 % задач. Остальные 80 % можно не делать, и это не сильно скажется на итоге. Самое сложное – научиться отделять важные задачи, которые принесут 80 % успеха, от неважных. Прямо сейчас пересмотрите все задания, которые вы запланировали у себя в ежедневнике, и выберите 20 % из них, выполнение которых максимально приблизит вас к задуманному результату. Остальные 80 % дел или делегируйте, или откажитесь от их выполнения.
- Помните о принципе «Трех задач». Оставьте привычку писать длинные списки заданий. Подумайте, какой результат вы желаете получить от работы, и выберите три задачи. Люди, имеющие проблемы с эффективностью, склонны переоценивать свои возможности. Например, им может казаться, что за один день они могут успеть сделать намного больше важных дел, чем они по факту могут сделать. И первый шаг на пути, чтобы начать успевать больше, – избавиться от иллюзии, что надо делать все дела. Пусть это будет всего три дела, но вы их выполните качественно и до конца.
- Воспользуйтесь техникой «Помидор». Ее суть в том, чтобы работать над задачей не более 25 минут, ни на что не отвлекаясь, а затем сделать перерыв на пять минут. Если за отведенное время вы не успели закончить дело, снова вернитесь к нему после перерыва и снова работайте 25 минут до следующей остановки на пять минут. После четырех таких циклов возьмите более продолжительный отдых. Время для работы и отдыха засекайте на таймере. Техника «Помидор» помогает максимально фокусироваться на рабочей задаче без выгорания. Это способствует ее скорейшему выполнению.
Эти способы помогут повысить эффективность использования рабочего времени и научат вас быстрее выполнять задачи без ущерба для качества. Теперь поговорим о продуктивности.
3 способа увеличить продуктивность
Способность ставить цели и упорно работать над ними напрямую зависит от эмоционального и физического состояния. Если человек живет в депрессии, а апатия и рассеянность – его «друзья», ему будет сложно доводить начатое до конца. Эмоциональное и физическое состояние напрямую зависят от того, насколько качественно человек высыпается, какую еду ест и какие разделяет убеждения относительно самого себя. Рассмотрим три способа увеличить продуктивность, повлияв на физическое и эмоциональное состояние.
- Сон в период с 23:00 до 7:00. Важно ложиться и вставать в одно и то же время. Допустима погрешность в один-два часа. Секрет в том, что если ложиться спать как минимум за час до полуночи, то во время сна организм будет вырабатывать мелатонин – гормон, уменьшающий количество стресса и ускоряющий обменные процессы. Если человек постоянно бодрствует в ночное время, то в теле накапливается кортизол – гормон стресса. Это рано или поздно приводит к развитию сердечно-сосудистых заболеваний и преждевременному старению. Стабильный режим сна в период с 23:00 до 7:00 способствует хорошему настроению в течение дня, а это напрямую влияет на повышение продуктивности.
- Физическая активность. Любая физическая активность: хоть поход в фитнес-зал, прогулка ускоренным шагом или езда на велосипеде – снабжает организм кислородом и улучшает работу мозга. Если вы трудитесь в интеллектуальной сфере, как минимум делайте разминку утром и в течение пяти минут во время перерыва между циклами «Помидора». И вы увидите, что доводить начатые дела до конца перестало быть для вас нерешаемой проблемой.
- Еда с низким гликемическим индексом (ГИ). Высокоуглеводная еда дает энергию, и на сытый желудок работается веселее. Но если вы хотите как можно дольше оставаться здоровым и чувствовать бодрость в течение дня, то отдавайте предпочтение углеводам с низким гликемическим индексом. К продуктам с низким ГИ относят коричневый рис, цельнозерновой хлеб, гречневую крупу, фрукты, овощи и т. д. К продуктам с высоким ГИ относят рафинированный сахар, кофе, картофель, хлебобулочные изделия и т. д. Наверняка, вы замечали, что сразу после употребления пищи с высоким гликемическим индексом у вас быстро появлялся приток энергии, но буквально через пару часов также появлялась тяга ко сну и желание снова что-нибудь перекусить. При регулярном употреблении продуктов с низким ГИ наш организм не испытывает «перепадов» в энергии: человек чувствует себя бодро на протяжении всего рабочего дня, что способствует лучшей концентрации на поставленных задачах.
Как видите, на способность доводить начатые задания до конца влияют протекающие в организме физические процессы. Отдельно отметим, что укрепление веры в себя также помогает повысить продуктивность. Когда человек страдает от внутренних комплексов, не верит в собственные силы или разделяет другие ограничивающие убеждения относительно возможностей, то ни о какой продуктивности не может идти и речи. Чтобы поменять мировоззрение на позитивное, то, которое будет наполнять, вдохновлять, мотивировать и придавать сил, стоит обратиться к психологу, а также рассмотреть возможность обучения эффективным техникам НЛП для самомотивации.
В школе практической психологии «Центр ИнтерАктив» мастера НЛП обучают всех желающих мощным техникам воздействия на собственный организм, сознание и подсознание для программирования себя на успешное достижение целей. В рамках курса наши ученики подробно изучают способы, как повысить свою эффективность и продуктивность без перенапряжения и выгорания. Если желаете наконец-то взять свою жизнь под контроль и стать творцом судьбы – записывайтесь на обучение.
